CARA MENGOPERASIKAN MESIN-MESIN KANTOR

BAB 1

MESIN FOTOCOPY

A.    PENGERTIAN MESIN FOTOCOPY

Mesin fotocopy adalah salah satu mesin pengganda, yaitu mesin yang menyalin langsung melalui proses penyinaran hingga hasilnya sama dengan aslinya.

B.     FUNGSI/KEGUNAAN MESIN FOTOCOPY

1.     Copy

Perkembangan zaman sudah pasti tidak akan meninggalkan akar dari fungsi sebuah mesin, kegunaan mesin fotocopy sebagai mesin pengganda sudah pasti tetap disematkan, namun begitu banyak penambahan fitur didalamnya, yaitu

·       bisa untuk fotocopy bolak balik

·       bisa untuk fotocopy otomatis.

·       fotocopy berwarna

2.    Scan

Proses scan adalah proses pemindaian dokumen. dokumen yang dihasilkan oleh proses scan pada mesin fotocopy akan berwujud gambar ataupun file pdf. kini anda tak perlu lagi membeli scanner, karena mesin fotocopy sudah mampu sebagai scan.

3.    Mailbox

Fungsi mailbox berguna untuk menyimpan file kedalam memory mesin fotocopy, fungsi ini berguna untuk menyimpan master dokumen yang kerap anda fotocopy, sehingga ketika master dokumen hilang, amda tinggal pencet di memory mesin fotocopy kemudian bisa langsung di print, dokumen master yang sering digunakan seperti daftar hadir karyawan, tiap kali akan mengganda dokumen ini anda tak lagi membawa masternya, cukup lihat di menu mailbox kemudian cari dimana lokasi dokumen dan siap di print.

4.    Printer

Kalau yang tadi mesin scan yang anda buang, kini mesin printer juga bisa anda istirahatkan, karena kini mesin fotocopy sudah bisa digunakan untuk mengeprint dari komputer, namun ada beberapa catatan dan settingan untuk bisa menggunakan mesin fotocopy sebagai printer ini.

5.    Fax

Fungsi ini keliatan jarang anda dengar ya, padahal mesin fotocopy mampu melakukan fungsi Fax ini, fax secara garis besar seperti melakukan fotocopy namun hasilnya muncul ditempat lain yang juga menggunakan mesin fax.

6.      Memperbesar dan memperkecil

Hasil akhir fotocopy dapat kita modifikasi sesuai dengan keinginan kita, bila dirasa hasilnya kurang besar, kita bisa memperbesarnya hingga ukuran kertas A3, namun jika dirasa perlu dikecilin, kita bisa memperkecil hingga ukuran kertas A5.

Cara memperbesar dan memperkecil hasil fotocopy hanya akan menjadi pekerjaan yang menjengkelkan jika anda tidak tau tekniknya. jika anda sudah memiliki mesin fotocopy, maka anda mesti bisa menguasai semua fiturnya. dan inilah teknik yang akan saya bagikan dan mungkin akan menjadi rutinitas setiap hari bagi anda, yaitu teknik Zoom in dan Zoom out

C.    BAGIAN-BAGIAN MESIN FOTOCOPY

1.      ADF (Automatic Document Feeder) bagian ini terdapat di atas mesin fotocopy, kegunaan ADF ini adalah selain untuk penutup fotocopy, benda ini juga bisa untuk mengcopy berkas secara otomatis, jadi Anda tidak perlu mengcopy berkas satu-persatu.

2.      Korona bawah, bagian ini letaknya ada di unit pemanas dan berfungsi untuk mengatur keseimbangan jalannya kertas ketika melewati area drum. Di sarankan korona bawah ini secara rutin untuk dibersihkan, banyak yang menyarankan dibersihkan setiap hari kalau mesin tersebut sering digunakan. Maksudnya agar hasil fotocopy senantiasa dalam performa terbaik.

3.      Korona atas, lokasinya ada dibagian unit drum, fungsinya adalah untuk memberikan keseimbangan drum ketika drum mulai menyalin gambar.  Juga disarankan seperti yang saya jelaskan seperti nomor dua.

4.      Lampu Scaner, letaknya ada di permukaan kaca bagian atas, bagian ini berfungsi untuk memindahi atau Scan berkas yang sedang disalin. Sebaiknya ketika lampu Scaner ini menyala, maka jangan di lihat karena dapat menyebabkan mata kita rusak, karena sinar lampu Scaner ini termasuk sinar ultraviolet, yang dimana sangat membahayakan bagi kesehatan mata kita.

5.      Kaset kertas / baki kertas, lokasinya dibagian bawah fotocopy, bagian ini berfungsi untuk menampung kertas yang akan difotocopy, sebaiknya ketika akan mengisi kertas, disarankan pelan-pelan dalam mengisinya karena bagian ini mudah patah.

6.      Stack Bypass, lokasinya ada disamping mesin fotocopy, fungsinya untuk jalur cepat dalam pengcopyan.

7.      Developing, fungsinya untuk menampung toner atau tinta yang akan masuk pada area drum. Hati-hatilah ketika memasukkan komponen ini, karena lokasinya berdampingan dengan drum, maksudnya agar tidak terjadi kontak fisik dengan drum, disarankan ketika memasukkan harus sejajar, tidak boleh miring.

8.      Drum, fungsinya adalah untuk mencetak gambar yang dihasilkan dari proyeksi yang dipantulkan, dari berbagai spare part yang ada di dalam mesin fotocopy, bagian Drum inilah harganya yang paling mahal yakni sekitar 6-8 juta per unit. Nah untuk itu lebih berhati-hatilah dengan Drum mesin fotocopy Anda. Ciri-ciri drum yang masih bagus adalah jika Anda Blank hitam maka hasil yang didapat full hitam (tidak ada bintik-bintik putih), jika setelah di blank hitam lalu hasil yang didapat terdapat bintik-bintik putih berarti kualitas drum Anda sudah tidak bagus lagi.

9.      Pemanas atau Heater, letaknya ada dibagian unit 1. Fungsi dari pemanas atau heater adalah untuk mengepres hasil fotocopy agar hasil yang didapat tidak luntur. Hati-hati dengan pemanas atau heater ini karena terdapat upper roll dan lower roll yang suhunya sangat panas, jika disentuh dengan tangan maka tangan Anda bisa cedera.

10.  Cleaning Blade, letaknya ada dibagian unit drum, fungsi dari cleaning blade adalah untuk membersihkan sisa-sisa toner atau tinta yang menempel di permukaan drum. Jika cleaning blade ini sudah bocor maka hasil fotocopy akan mengalami bergaris hitam yang panjang.

11.  Laser, fungsinya adalah untuk memproses gambar yang kemudian diteruskan ke drum untuk pencetakan.

12.  Power Supply, komponen ini berfungsi untuk meyuplai tenaga listrik mesin fotocopy.

13.  Sponge Roll, bagian ini terdapat pada penarik kertas, fungsinya untuk menarik kertas. Ciri-ciri dari Sponge Roll yang masih bagus adalah permukaannya masih rata, namun yang sudah jelek adalah permukaannya sudah tidak rata serta kadang ada yang sobek.

14.  Regist, berfungsi untuk pendaftaran kertas ketika akan masuk ke area drum. Ciri-ciri Regist roll yang masih bagus adalah permukaannya masih rata dan agak kasar.

15.  Duplek atau unit 2, berfungsi untuk bolak-balik kertas dan pengurutan kertas. Lokasi duplek ini biasanya ada dibagian bawah pemanas atau unit 1.

16.  Sensor Developing, berfungsi untuk mendeteksi adanya tinta atau toner pada developing, jika sensor ini mengalami kerusakan, maka mesin fotocopy akan memunculkan kode error.

17.  Claw atau kuku, letaknya ada dibagian unit pemanas, tepatnya diantara lower roll dan upper roll.

18.  Termistor, berfungsi untuk mengukur suhu panasnya mesin fotocopy. Lokasi spare part ini di pemanas atau heater. 

19.  Hardisk, befungsi untuk menyimpan data atau sistem pada mesin fotocopy, mesin fotocopy sekarang ini sudah terdapat hardisk untuk peyimpanan data.

20.  Mainboard, komponen ini berfungsi untuk mengontrol kinerja DC control mesin fotocopy. Harga mainboard ini lumayan mahal jika terjadi kerusakan.

A.    CARA MENGOPERASIKAN MESIN FOTOCOPY :

1.      Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON

2.      Letakkan kertas pada kaca tempat fotocopy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada posisi yang tepat ditengah.

3.      Dengan menekan tombol pengatur hasil copy

4.      Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki.

5.      Tekan tombol cetak atau start

6.      Jika sudah selesai tekan tombol OFF

B.     STEP KERJA MESIN FOTOCOPY :

1.      Pengisian : silinder drum elektrostatis dibebankan oleh kawat tegangan tinggi disebut korona kawat atau roller biaya. Drum memiliki lapisan dari bahan fotokonduktif. Fotokonduktor adalah semikonduktor yang menjadi konduktif bila terkena cahaya.

2.      Exposure : sebuah lampu cerah menerangi dokumen asli, dan area putih dari dokumen asli mencerminkan cahaya ke permukaan drum fotokonduktif. Bidang drum yang terkena cahaya menjadi lebih konduktif. Daerah dari drum tidak terkena cahaya (daerah-daerah yang sesuai dengan bagian hitam dari dokumen asli) tetap bermuatan negative. Hasilnya adalah gambar laten listrik pada permukaan drum.

3.      Mengembangkan : tonor bermuatan positif. Ketika diterapkan ke drum untuk mengembangkan image, maka tertarik dan menempel pada daerah yang bermuatan negatif (daerah hitam), seperti kertas menempel pada balon mainan dengan muatan statis.

4.      Transfer : gambar toner yang dihasilkan pada permukaan drum akan ditransfer dari drum ke sehelai kertas dengan muatan negative lebih tinggi dari drum.

5.      Sekering : Toner dilebur dan terikat ke kertas dengan rol panas dan tekanan. Contoh ini adalah sebuah bermuatan negative drum dan kertas, dan toner bermuatan positif.

BAB 2

MESIN RISOGRAPH

A.    PENGERTIAN MESIN RISOGRAPH

Mesin risograph adalah sistem cetak digital dengan kecepatan tinggi yang diproduksi oleh Kagaku Riso Corporation dan dirancang terutama untuk percetakan volume tinggi dan fotokopi mesin risograph sering disebut dengan Riso-Printer-Peniru, karena penggunaan umum mereka sebagai jaringan printer serta berdiri sendiri duplikat ketika mencetak / menyalin beberapa naskah dengan jumlah biasanya lebih dari 20 maka biasanya jauh lebih murah per halaman daripada konvensional mesin fotokopi, Laser Printer atau Printer inkjet.

B.     FUNGSI MESIN RISOGRAPH

untuk membuat kopian untuk jumlah yang besar dengan menggunakan master kopi, dapat memperbesar, memperkecil serta dapat merubah warna sesuai keinginan dengan menggunakan mesin pengganda.

C.    BAGIAN-BAGIAN MESIN RISOGRAPH

1.      Papan master

2.      Bak kertas

3.      Tombol master dan penggandaan

4.      Bak penampung kertas

5.      Tombol on/off

6.      Tombol pengatur tinta / tempat pengatur tinta

7.      Pengatur jumlah

8.      Pengatur posisi kertas

9.      Posisi hasil cetakan

10.  Tombol start

11.  Tombol menghentikan sementara

12.  Tempat tinta

13.  Tempat / rol master (cylinder)

14.  Bak penampung master

D.    CARA MENGOPERASIKAN MESIN RISOGRAPH :

1.      Sambungkan kabel stacker pada stopkontak

2.      Tekan tombol ON untuk menghidupkan mesin Risograph, selagi menunggu mesin siap untuk digunakan maka siapkan kertas pada baki kertas

3.      Letakkan dokumen yang akan digandakan pada ADF

4.      Mengatur apakah hasil dokumen yang akan digandakan ingin di reduce atau enlarge

5.      Mengatur ketebalan tinta pada scanning level

6.      Mengatur posisi kertas pada print position

7.      Mengatur kecepatan proses penggandaan pada tombol SPEED

8.      Tentukan jumlah hasil gandaan dengan menekan tombol angka pada number indicator

9.      Tekan tombol START untuk memulai penggandaan maka master akan terbuat secara otomatis

10.  Hasil gandaan akan muncul pada baki penadah

11.  Setelah mesin sudah digunakan, maka tekan tombol OFF untuk mematikan mesin Risograph

12.  Lepaskan kabel stacker pada stopkontak.

13.  Membersihkan bagian-bagian dari mesin Risograph agar mesin tetap awet.

BAB 3

MESIN FAXIMILE

A.    PENGERTIAN MESIN FAXIMILE

Faksimile berasal dari kata fake dan similar, “fake” artinya palsu, “similar” artinya yang sama biasanya disebut juga tecopier.

Arti umum mesin faksimile adalah peralatan komunikasi yang digunakan untuk mengirimkan dokumen melalui jaringan telepon sesuai dengan isinya.

B.     FUNGSI MESIN FAXIMILE

digunakan untuk mengirimkan dan menerima salinan dari informasi berupa gambar, foto atau dokumen secara langsung jarak jauh.

C.    BAGIAN-BAGIAN MESIN FAXIMILE

 a.       Modem (Modulator Demodulator)

b.       Fotocopy

c.        Scanner

d.       Printer

D.    LANGKAH-LANGKAH  MENGGUNAKAN MESIN FAXIMILE  :

Ø  Langkah 1

Membuat surat pengantar untuk memastikan siapa dan kemana dokumen ini akan dikirim dan apakah nomer yang dituju benar atau salah. Masukkan surat pengantar terlebih dahulu sebelum dokumen anda ke dalam mesin fax feeder yang menghadap ke arah mesin.

Ø  Langkah 2

Masukkan nomor fax ke dalam mesin. Akan ada tombol angka seperti telepon pada mesin fax. Hati-hati ketik nomor sehingga anda tidak membuat kesalahan, karena sulit untuk mengetahui bila anda telah menghubungi nomor fax yang salah.

Ø  Langkah 3

Tekan tombol kirim jika anda benar memasukkan semua angka ke dalam mesin. Ini akan memulai pengiriman dokumen. Tombol kirim biasanya lebih besar dari tombol yang lain dan mudah untuk dicari.

Ø  Langkah 4

Tunggu sampai dokumen anda melewati mesin dan kumpulkan jika sudah selesai. Apa pun yang anda kirimkan akan melewati serangkaian rol dan rekam secara digital.

Ø  Langkah 5

Tunggu sampai ada konfirmasi yang akan memberitahukan anda apakah fax anda berhasil terkirim atau tidak.

BAB 4

MESIN SCANNER

A.    PENGERTIAN MESIN SCANNER

Mesin scanner adalah mesin yang berfungsi untuk membuat master sheet dengan cara merekam secara otomatis akan mengkopi naskah sasuai dengan aslinya.

B.     FUNGSI MESIN SCANNER

untuk mengcopy atau menyalin dokumen, gambar atau teks ke dalam bentuk gambar yang disimpan ke dalam memori computer dengan format.

C.    BAGIAN-BAGIAN MESIN SCANNER :1.      Alas kaca

Alas kaca digunakan sebagai wadah dari bagian gambar yang akan dibaca

2.      Sumber Cahaya

Sumber cahaya berupa lampu dengan intensitas cahaya cukup tinggi akan menghasilkan cahaya yang diarahkan ke gambar.

3.      Sensor sinar

Pantulan jenis yang umum digunakan untuk jenis scanner flat bed adalah sensor CCD (charge coupled devices). Alat ini berfungsi seperti mat yang akan membaca sinar pantulan dari gambar untuk mengarahkan sampai ke CCD, cahaya pantulan dari gambar diarahkan dengan menggunakan sejumlah cermin dan lensa scanner.

4.      Motor strapper dan pita bergerigi

Karena data dibaca baris perbaris, maka dibutuhkan motor stepper dan pita bergerigi untuk menggerakkan lampu dan CCD.

5.      Penutup

Penutup digunakan untuk menghindari sinar luar yang masuk, sehingga data yang dibaca oleh CCD benar-benar data pantulan dari gambar yang sedang dibaca. Selain komponen-komponen tersebut tentu masih ada banyak komponen lain, tetapi fungsi dan bentuknya dapat berbeda antara jenis scanner satu dan lainnya.

A.    LANGKAH-LANGKAH MENGOPERASIKAN MESIN SCANNER :

1.      Pasang scanner pada PC

2.      Pastikan scanner-nya sudah terinstal. Jika sudah terinstal buka software adobe photoshop (sebenarnya bukannya hanya photoshop, bisa juga yang lainnya)

3.      Setelah terbuka klik file, impor lalu pilih nama atau merk scanner anda.

4.      Masukkan gambar atau foto pada scanner, lalu tutup cover-nya

5.      Setelah itu, untuk menentukan pas atau tidaknya gambar klik preview.

6.      Jika sudah pas dan anda yakin, maka klik scan untuk men-scan gambarnya. Tunggu proses scan selesai.

7.      Jika sudah selesai, beri nama pada hasil scan di folder yang sudah ditentukan. Jika sudah klik save.

BAB 5

MESIN PENGHANCUR DOKUMEN/KERTAS (PAPER SHREDDER)

A.    PENGERTIAN MESIN PENGHANCUR DOKUMEN/KERTAS (PAPER SHREDDER)

Mesin penghancur dokumen/kertas (paper shredder) adalah mesin yang dapat memusnahkan atau menghancurkan dokumen / berkas-berkas secara aman.

B.     FUNGSI MESIN PENGHANCUR DOKUMEN/KERTAS (PAPER SHREDDER)

Mesin penghancur dokumen/kertas (paper shredder) berfungsi untuk menghancurkan dokumen-dokumen yang sudah tidak berguna atau sudah tidak diperlukan lagi.

C.    BAGIAN-BAGIAN MESIN PENGHANCUR DOKUMEN/KERTAS (PAPER SHREDDER)

1.       ON/OFF => untuk menghidupkan/mematikan mesin

2.       AUTO => menjalankan mesin / mesin beroperasi secara otomatis dan bersuara jika digunakan.

3.       REV => untuk mengembalikan kertas ke atas.

4.       FWD => bila dihidupkan menimbulkan suara pada mesin,o dan bila sedang digunakan suaranya akan merendah.

5.       Bak sampah

 A.    CARA MENGOPERASIKAN MESIN PENGHANCUR DOKUMEN/KERTAS (PAPER SHREDDER)

Mesin penghancur kertas adalah salah satu alat perkantoran yang termasuk kategori mesin. Hampir semua perusahaan pasti memiliki alat yang satu ini. Seperti namanya, alat ini akan membantu kita mengurangi tumpukan kertas dan berkas yang memang sudah tidak digunakan lagi. Hal ini tentu akan membantu kita mengurangi space dari tumpukan kertas yang ada di ruangan kita.

Beberapa kertas penting yang sudah tidak terpakai lagi, ada baiknya segera dihancurkan. Hal ini dilakukan agar data tersebut tetap aman dan tidak jatuh ketangan orang-orang yang dapat merugikan perusahaan.

Cara Menggunakan Mesin Penghancur Kertas

1. Hal pertama yang harus dilakukan adalah menyambungkan saklar mesin ke stop kontaknya terlebih dahulu
2. Pastikan kabel tersebut sudah teraliri listrik dengan baik dan tidak ada tumpahan air di sekitarnya
3. Periksa kembali kertas yang akan dihancurkan, pastikan juga tidak ada klip, staples dan benda logam lain yang menempel
4. Letakkan lembaran kertas tersebut ke arah mata pisau
5. Pegang lembaran kertas dengan hati hati, kemudian hidupkan mesin
6. Jika semua kertas telah hancur, matikan mesin
7. Jangan lupa cabut kabel stop kontaknya

A.      CARA PEMELIHARAAN MESIN PENGHANCUR KERTAS

1.      Bersihkan seluruh permukaan mesin dari debu dengan kain halus

2.      Letakan mesin tersebut di tempat kering. Hal ini untuk menghindari arus pendek ataupun erosi

3.      Jika mata pisau penghancur kertas sudah mulai tumpul, kamu dapat mengasahnya. Cara mengasahnyapun sama seperti mengasah gunting

4.      Jangan menghancurkan dokumen yang memiliki bandle kawat, stapler dan benda logam lainnya.

5.      Jangan menghancurkan 7 lembar kertas sekaligus, karena bisa membuat macet mesin penghancur kertas tersebut. Baiknya, 3 lembar saja.

6.      Pastikan kertas tidak dalam keadaan basah.

7.      Jangan manruh mesin secara berdekatan dengan magnet

BAB 6

MESIN JILID SPIRAL

A.    PENGERTIAN MESIN JILID SPIRAL

Mesin jilid spiral atau Binding machine adalah mesin kantor yang digunakan untuk menjilid berbagai warkat yang sejenis, buku-buku dan sebagainya. Penggunaan mesin ini lebih praktis, mengingat kemampuan menampung yang besar, karena penjilidan dengan mesin binding dapat dilakukan dari jumlah 10 halaman hingga 100 halaman atau dengan perkiraan ketebalan 4 cm. Namun, hal ini tergantung dari kemampuan besar atau kecilnya kawat/plastic spiral yang akan digunakan.

B.     FUNGSI MESIN JILID SPIRAL

Mesin jilid spiral berfungsi untuk menjilid berbagai warkat yang sejenis, buku-buku dan lain sebagainya, agar tampilannya lebih rapid an lebih mudah digunakan.

C.    BAGIAN-BAGIAN MESIN JILID SPIRAL

1.      Lengan mesin (engkol)

2.      Kepala binding (binding head)

3.      Set pins

4.      Knop

5.      Penunjuk samping

6.      Pemutar skrup

7.      Skala pengatur pembuat lubang

8.      Knop pengatur kertas

9.      Jari-jari pembentang

D.    CARA MENGOPERASIKAN MESIN JILID SPIRAL

1.      Melubangi kertas : menyetel pemutar skrup lalu geser penunjuk samping pada posisi yang tepat dengan skala pembuat lubang. Penempatan kunci pemutar skrup dan kunci pengumpil penunjuk samping disesuaikan dengan ukuran warkat atau kertas yang akan dijilid atau dilubangi.

·         Mengatur jarak antara pinggir kertas yang akan dilubangi dengan lubang, dengan cara memutar backgnede control knob.

·         Tarik ke depan susuk susuk atau set pins yang tidak diperlukan

·         Cobalah dengan lembaran kertas yang tidak dipakai dalam mulut mesin.

Untuk menghasilkan lubang-lubang yang kita kehendaki dengan cara :

a.       Memasukkan kertas atau wakat ke dalam mulut mesin.

b.      Tarik lengan mesin atau engkol ke depan

c.       Lepaskan engkol ke posisi semula

d.      Cobalah dengan lembaran kertas yang tidak terpakai kedalam mulut mesin.

2.      Membuka Ring Binder

a.       Putar knop pengatur

b.      Letakkan Ring Binder diatas kepala mesin penjilid

c.       Dorong lengan mesin atau engkol ke belakang, samping Ring Binder selebar-lebarnya

3.      Masukkan kertas pada Ring Binder