FILLING SISTEM ABJAD

FILLING SISTEM ABJAD

Sistem filing abjad adalah sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali surat/warkat dengan mengunakan petunjuk abjad. Surat/warkat yang akan disimpan dikelola berdasarkan nama orang atau nama organisasi yang disimpan abjad. Huruf abjad yang digunakan adalah huruf pertama dari nama orang atau nama organisasi. Nama orang dan nama perusahaan yang akan digunakan sebagai kode penyimpanan ini diindeks dan diurutkan sesuai dengan urutan abjad, seperti yang digunakan dalam kamus. Sistem ini cocok digunakan oleh organisasi yang masalahnya belum kompleks atau masih sederhana. Filing sistem abjad pada umumnya dipilih sebagai filing sistem arsip karena:

1.     dokumen/arsip cenderung dicari atau diminta melalui nama.

2.  petugas menginginkan agar dokumen/arsip dari nama yang sama akan berkelompok di bawah satu nama.

3.  unit kerja hanya menerima dan menyimpan dokumen/arsip yang berhubungan dengan fungsi/tugas masing-masing, sehingga susunan nama lebih membantu

4.     Sistem nama mudah diingat.

Filing sistem abjad adalah sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menemukan kembali dokumen. Dalam mencari dokumen, petugas dapat langsung ke file (tempat) penyimpanan dokumen dan melihat huruf abjad dari nama yang dicari. Oleh karena itu, filing sistem abjad disebut system langsung (direct filing system ). Yang dimaksud sistem langsung adalah system langsung menuju ke file penyimpanan dalam usahanya mencari dokumen tanpa alat bantu termasuk alat bantu indeks.

Filing sistem abjad dapat pula dipakai oleh sistem penyimpanan arsip lain. Meskipun sistem penyimpanan utama didasarkan atas nama wilayah, untuk memperkuat penemuan arsip yang memuat wilayah tertentu, arsip harus disusun menurut urutan abjad. Jadi, di samping dapat dipakai sebagai system penyimpanan utama, filing sistem abjad dapat pula digunakan sebagai system penyimpanan lanjutan.

Apabila filing sis tem abjad yang dipilih sebagai sistem penyimpanan, nama merupakan ciri atau identitas penting di dalam pencarian dokumen sesuai dengan kebutuhan dan jenis kegiatan dari unit kerja yang bersangkutan. Oleh karena itu, pencarian atau permintaan atas dokumen/arsip yang diperlukan hendaklah bertitik tolak dari nama koresponden.

PENATAAN FILE DENGAN SISTEM ABJAD

File yang ditata dengan sistem abjad terdiri atas banyak bagian kecil yang mewakili satu bagian abjad. Setiap bagian abjad tidak selalu berbentuk sebuah huruf dalam abjad. Berikut ini akan dipaparkan cara penataan penyimpanan arsip.

1. Guide

Guide berfungsi untuk membantu petugas dalam maka penyimpanan dan penemuan kembali suatu arsip di antara arsip-arsip yang lain. Penempatan guide yang tepat akan mengurangi waktu yang tersita dalam pencarian huruf/nama yang dibutuhkan. Guide dalam metode penyimpanan abjad dibedakan menjadi dua tipe berdasarkan isinya, yaitu yang berisi huruf dan yang berisi kata/nama/masalah.

a. Guide Utama/Guide Primer

Guide utama mewakili semua bagian kelompok berkas secara garis besar. Guide A1 dan B2 pada posisi pertama merupakan guide utama. Jika volume berkas individu di perusahaan dalam file penyimpanan itu sangat kecil, maka hanya guide utama yang diperlukan untuk membagi file/berkas dalam beberapa bagian alpabet. Dalam sistem ini, guide sebaiknya menggunakan warna tertentu. Seperangkat guide digunakan untuk membagi alpabet dalam bagian-bagian yang berbeda. Perangkat yang paling sederhana adalah 23 atau 25 bagian. Guide mempunyai sebuah tab untuk menulis salah satu huruf dari A sampai W, sebuah tab dengan label MC, dan tab akhir dengan kombinasi XYZ. Dengan cara ini, ratusan folder dengan nama yang diawali huruf besar A akan dapat dibedakan antara kelompok satu dengan kelompok yang lain. Selain itu, hal ini akan berguna untuk membantu penyimpanan kembali surat/warkat pada tempat penyimpanan yang tepat dalam suatu bagian.

Setelah mempelajari sistem ini, Anda akan mengetahui bahwa ada beberapa bagian dari alpabet yang mempunyai lebih banyak sub bagian daripada bagian alpabet yang lain, seperti alpabet B, H, S, dan W. Subbagian dalam kelompok surat ini diperlukan karena ada banyak nama yang dimulai dengan huruf-huruf ini. Sebaliknya, nama-nama yang dimulai dengan huruf awal O, Q, U, X, Y, Z lebih sedikit frekuensinya sehingga kelompok surat ini tidak terlalu memerlukan subbagian. Guide dilengkapi dengan huruf yang tercetak pada tab-tab. Tab akan mempermudah kita ketika kita akan menyelipkan berkas untuk menunjukkan bagian yang sesuai dengan alpabet. Selain itu, guide juga berfungsi untuk menjaga agar berkas tetap berdiri, rapi, dan mudah ditata

serta mudah ditemukan kembali. Oleh karena itu, guide perlu dibuat dari bahan yang tebal dan kaku sehingga penataan dan penemuan kembali berkas akan menjadi efisien.

b. Guide Pembantu (Auxilary Guide)

Guide pembantu diperlukan agar penemuan arsip dapat dilakukan dengan lebih cepat. Guide pembantu ini disebut juga guide sekunder karena letaknya mengikuti atau berada di belakang guide primer. Guide pembantu ini dibuat karena berkas individu dalam file penyimpanan bervolume besar. Guide ini berfungsi untuk:

1) menunjukkan lokasi kelompok folder individu atau instansi yang terdiri atas jumlah surat yang    banyak;

2) memperlihatkan bagian masalah tertentu, seperti perlengkapan bidang yang dapat disusun dan ditemukan berdasarkan abjad;

3) menunjukkan bagian yang mempunyai indeks nama depan yang sama.

Guide ini menunjukkan hal yang umum yang diikuti dengan kelompok surat yang diawali dengan huruf/kata yang sama, yang merupakan subbagian dari berkas itu. Di bagian General A misalnya, di belakangnya diikuti General Appliance, General Aquamarine, General Asbeston dan seterusnya.

c. Guide Keluar dan Lembar Keluar (out guide & out sheet)

1. Guide Keluar (out guide) adalah guide yang dipergunakan sebagai petunjuk kelompok berkas yang sedang dipinjam atau sedang tidak berada di tempat penyimpanannya. Agar mudah terlihat dan terbaca, guide ini diberi warna khusus yang mencolok. Guide keluar akan tetap terus berada di tempat penyimpanan sampai kelompok berkas yang dipinjam dikembalikan ke tempat penyimpanan tersebut.

2. Lembar Keluar (out sheet ) berfungsi sama dengan guide keluar yaitu menggantikan berkas yang sedang dipinjam atau yang sedang keluar dari tempat penyimpanan. Namun, perbedaannya adalah bahwa guide keluar berfungsi untuk menggantikan sekelompok berkas yang sedang dipinjam, sedangkan lembar keluar berfungsi untuk menggantikan selembar arsip yang sedang dipinjam.

2. Folder

Di belakang semua guide terdapat folder yang digunakan untuk menyimpan kelompok berkas secara bersama. Folder harus tepat ukuran, baik tingginya maupun lebarnya, agar penyimpanan dapat dilakukan secara efisien. Dengan menggunakan folder ini kita dapat memperkecil volume

berkas, biaya penyimpanan, dan tempat penyimpanan. Ada tiga jenis folder yang digunakan dalam pengelolaan dokumen dengan sistem abjad. Keti ga jenis folder tersebut adalah:

a. Folder campuran (misscellaneus folder)

Folder campuran digunakan untuk menyimpan arsip yang volumenya masih sedikit. Jika volume arsip yang ada dalam folder campuran meningkat, arsip tersebut dibuatkan folder baru yang berdiri sendiri.

b. Folder individu (individual folder)

Folder individual ditempatkan di antara guide primer dan surat yang namanya ada pada tab dalam susunan alfabetis. Karena jumlahnya sedikit, berkas individu tidak diperlukan. Folder ini biasanya memiliki volume yang banyak dan frekuensi penggunaan yang relatif sering. Surat/dokumen yang jumlahnya lebih dari lima lembar akan dimasukkan ke dalam folder

individu, sedangkan yang jumlahnya kurang dari lima akan disimpan ke dalam folder campuran.

c. Folder khusus (special folder)

Folder khusus merupakan guide untuk membantu dalam menunjukkan suatu sub bagian yang terdiri atas surat-surat khusus dari bagian alpabet. Dalam folder ini surat-surat khusus tentang jenis pekerjaan disusun pertama kali berdasarkan urutan nama. Jika surat lebih dari satu, berkas

itu disusun berdasarkan urutan tanggal.

Pemeliharaan Folder

Folder perlu dirawat dan diperhatikan setiap saat agar dokumen yang disimpan selalu terjaga baik dari segi fisik dan informasinya. Ada dua aspek yang diperlu diperhatikan dalam perawatan folder ini, yaitu :

• Folder yang kelebihan muatan sebaiknya segera dibagi menjadi dua dengan menyiapkan folder baru. Muatan isi folder tidak boleh dipaksakan.
• Laci yang penuh sesak sebaiknya segera dikurangi isinya. Usahakan mengisi laci dengan volume muatan folder yang tepat laci tidak boleh terlalu sesak tetapi juga tidak boleh terlalu longgar).

3. Kata Tangkap dan Label

Istilah kata tangkap (captain) dan label digunakan secara bergantian. Kata, huruf, dan nomor atau kombinasi ketiganya membangun kata tangkap atau label dalam tab guide dan folder.

a. Label Guide

Guide mempunyai jendela tab sebagai tempat informasi diselipkan. Informasi yang dimasukkan adalah kata tangkap yang diketik dan diselipkan di dalam jendela tab. Guide primer dan guide pembantu mempunyai pengaturan kata tangkap yang sama, jika guide primer terdiri atas huruf dan nomor, guide pembantu juga terdiri atas huruf dan nomor. Tab perlu diberi warna yang berbeda sehingga tab itu dapat membantu dan mempermudah kita dalam menyimpan dan menemukan posisi suatu arsip.

b. Label Folder

Label folder sebaiknya dibuat dari kertas tempel. Jika label tersebut langsung diketik di atas folder, hal tersebut akan sangat menyulitkan petugas karena folder akan sulit digulung ke atas pada saat mengetik.

Kedudukan folder dapat diatur sebagai berikut.

1) Folder individu di sebelah kanan;

2) Folder khusus di tengah di depan folder individu;

3) Folder campuran di bagian belakang.

Untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali suatu arsip, label juga bisa diberi warna yang spesifik. Warna yang digunakan adalah warna pastel yang tidak menyilaukan mata yang ditempatkan secara berselang-seling antara warna yang satu dan warna yang lain. Hal

lain yang perlu diperhatikan adalah bahwa label sebaiknya dicetak pada kertas agar

a) label tidak mudah rusak,

b) memungkinkan penghapusan dengan mudah yang tidak meninggalkan bekasnya,

c) mudah dilubangi tapi cukup kuat untuk diketik,

d) mudah diwarnai dengan warna cerah.

Label sebaiknya tidak ditulis tangan, tetapi diketik sehingga hasilnya seragam dan mudah dibaca. Tulisan tangan biasanya sulit dibaca dan tidak seragam. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan label adalah hal-hal sebagai berikut.

1) Pengetikan dimulai dengan jarak yang sama dari tepi kiri label, yaitu 2 atau 3 spasi, dan dari tepi atas 1 kait (satu jarak baris kosong);

2) Jika label dibuat ganda, judul diketik setengah bagian bawah dan setengah bagian atas. Setelah itu, label dilipat ke bawah dan diletakkan pada bagian belakang folder;

3) Kata tangkap sebaiknya ditampakkan dengan nama terbalik (disebut indexing order) atau dengan nama sebagaimana yang tertulis (disebut straight order). Bandingkan dua daftar identifikasi nama di bawah ini. Tunjukkan mana yang lebih mudah untuk dicek penyusunan alfabetisnya.

4) Kata tangkap dapat terdiri atas orang, pada baris pertama, nama kota dan negara pada baris kedua, atau pada baris pertama nama kota dan negara, pada baris kedua berisi nama jalan atau alamat;

5) Pada saat kita mengindeks sering terjadi berbedaan pendapat tentang tanda baca. Ada pengetik atau petugas yang senang menghilangkan tanda baca, sementara itu ada petugas atau pengetik yang senang menggunakan tanda baca sebagaimana biasanya. Hal ini tidak perlu dijadikan masalah. Yang lebih penting pada masalah ini adalah konsistensi penggunaannya;

6) Nama boleh diketik dengan huruf kapital semua atau menggunakan huruf kapital hanya pada huruf pertama dari setiap kata penting;

7) Untuk menghemat ruang sebaiknya digunakan block style (bentuk lurus penuh);

8) Label sebaiknya ditempel pada tab karena cara ini lebih mudah dilakukan;

9) Ketika folder-baru disiapkan, sebaiknya Anda berhati-hati untuk menempatkan label dan format pengetikan yang tepat. Folder-baru mungkin diperlukan apabila

a.  kelompok nama-baru ditambahkan pada file;

b. older lama telah penuh, dan untuk mencegah kelebihan muatan;

c arsip untuk satu nama/perusahaan sudah berlebih isinya dan memungkinkan untuk dibuatkan folder tambahan;

d folder telah lusuh dan harus diganti;

e arsip inaktif dipindahkan ke unit kearsipan.

c. Label Tempat Penyimpanan

Label pada lemari bekas (filling cabinet), rak arsip, atau tempat penyimpanan lain sebaiknya jelas dan singkat. Cara penulisan indikasi rentang alfabetis dari isi dapat dilakukan antara lain dengan.

1) Notasi terbuka ( open notation), yang menunjukkan hanya huruf pertama dari isi bagian tersebut (rak tersebut) yang ditulis;

2) Notasi tertutup (close notation), yang menunjukkan kedua bagian, awal dan akhir, dari alpabetic isi rak yang ditulis;

3) Multiple closed notation, yang menunjukkan bahwa tidak hanya rentang alfabetis dan isi file yang ditulis, tetapi juga frekuensi kombinasi dalam rentang tersebut Contoh: Rentang alfabetis ini adalah Aa-Be, dengan A1 dan Ba. Frekuensi kombinasi dalam rentang adalah Aa-Be.

d. Aplikasi Sistem Penyimpanan Alfabetis

Banyak perusahaan yang telah merancang sistem alfabetis. Tentu saja hal ini dilakukan dengan peralatan dan karakter tertentu yang diharapkan dapat membantu kecepatan dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip, serta pengawasan yang ketat dalam mengantisipasi kesalahan penyimpanan. Empat dari sistem alfabetis yang ada akan dibahas berikut ini.

1) Variadex System

Variadex system dirancang oleh Kardex system Inc. Marietta, Ohio. Dalam sistem ini penataan alfabetis dilakukan dengan menggunakan warna tertentu untuk memudahkan penyimpanan dan

penemuan kembali arsip. Setiap huruf alpabet diberi warna oranye, kuning, hijau, biru, dan ungu. Guide alfabetis ditempatkan pada posisi pertama, folder campuran diletakkan pada posisi kedua, folder individual pada posisi ketiga dan ke empat; terdapat guide khusus untuk nama yang memerlukan tempat yang besar atau untuk nama-nama yang frekuensi penggunaannya tinggi. Tanda arsip keluar (out indicator) yang mendapat tab ditempatkan pada posisi kelima. Semua tab folder yang berwarna tertentu ada di belakang guide yang berwarna sama. Warna tab ditentukan oleh huruf kedua dari unit yang dijadikan patokan. Apabila huruf kedua adalah a, b, c, atau d, warnanya adalah oranye. Apabila huruf kedua adalah e, f, g, atau h, warnanya kuning. Apabila huruf keduanya i, j, k, l, m, atau n, warna yang digunakan adalah hijau. Apabila huruf keduanya r, s, t, u, v, w, x, y dan z, warnanya adalah ungu. Sebagai contoh, folder untuk nama Natusch akan diberi tab yang berwarna oranye, folder untuk nama Neuman diberi tab yang berwarna kuning, folder untuk nama Nicholas diberi tab yang berwarna hijau, folder untuk Nowel diberi tab yang berwarna biru, dan folder untuk nama Nugent atau Nystrom diberi tab yang berwarna ungu.

2) Alpha Code System

Alpha code system diproduksi oleh TAB Product Company, Palo alto, California. Sistem ini digunakan untuk penataan di rak sebagai ganti penataan di dalam laci. Folder yang menampung label berkode warna pada sisi terbuka dibagi dari bagian atas, dan hanya guide yang

diperlukan yang diberi huruf alpabet. Tab folder yang panjang berisi tiga label. Dua label yang berwarna diwakili oleh dua huruf pertama dari nama folder yang disimpan, A berwarna merah dan C berwarna oranye. Label ketiga yang berwarna putih berisi nama lengkap. Setiap huruf alfabetis dicetak dengan warna yang berbeda atau dengan satu atau dua garis yang berwarna sehingga setiap dua huruf pertama pada folder itu akan mudah terlihat. Dua warna yang terlihat itu terdiri atas sepuluh warna spectrum warna yang diformulasikan secara khusus sehingga seandainya warna itu menyilaukan mata, menjadi warna yang tidak menyilaukan mata lagi.

Keuntungan sistem ini dapat disebutkan sebagai berikut.

ü  Penyimpanan dengan menggunakan rak terbuka akan lebih cepat dilakukan daripada menggunakan laci-laci yang harus dibuka dan ditutup.

ü  Setiap folder yang salah simpan akan cepat terlihat sebab warna folder itu satu sama lain tidak sama.

ü  Label dalam folder dan guide dapat dilihat dari sisi lain.

ü  Seperangkat guide alfabetis a – z dapat diperlukan, sedangkan subbagian tidak diperlukan lagi. Sebaliknya, kerugian sistem ini terletak pada sistem warna yang tidak sesuai dengan ketentuan meskipun sistem alfabetis dikelola secara menyeluruh dengan warna yang berbeda.

3) Super Ideal System

Super ideal system dibuat oleh Shaw Waker of Muskegon, Michigan. Sistem ini mempunyai guide alfabetis yang dinomori secara berurutan dengan tab one fifth cut yang ditegakkan pada bagian pertama dan kedua. Folder campuran dengan tab one fifth cut diberi nomor untuk menghubungkannya dengan guide yang diikuti pada posisi pertama. Folder nama individual dengan one third cut ditegakkan dalam posisi dua dan posisi tiga. Guide nama dengan guide one third cut ada pada bagian kanan. Guide keluar dengan tab one third cut ada pada posisi ketiga.

Notasi pada beberapa guide dan tab folder campuran digunakan (contoh BE, BL, BR). Notasi tertutup ganda digunakan pada huruf -huruf alfabetis yang berisi kombinasi huruf yang banyak dipergunakan (Contoh; B, C, H, M).

Oleh karena itu, keuntungan sistem ini adalah tidak mengandalkan pada warna, dan folder file standar dan label dapat digunakan. Folder campuran mempunyai tab pada ukuran yang sama dan posisi seperti guide primer sehingga memudahkan petugas penyimpan untuk melihat alfabetis secara keseluruhan. Penggunaan huruf dan nomor pada tab guide memungkinkan dilakukannya dua kali pengecekan secara sepat dan benar. Kerugiannya adalah bahwa penambahan folder individu untuk disimpan, akan mengacaukan tatanan, sejak beberapa kombinasi posisi tab ketiga dan keempat disimpan bersamaan. Tampilan berkas yang disimpan di laci kelihatan kacau. Hal ini tidak akan menjadi masalah bila folder disimpan dalam penataan yang lurus. Salah simpan lebih sering terjadi pada saat hanya mengandalkan penataan secara alfabetis aja tanpa warna yang dapat digunakan untuk mengecek.

4) Alpha – Z System

Alpha-Z system yang diproduksi oleh Smead Manufacturing Company Hatings, Minnesota merupakan metode pemberian kode warna pada laci. Berkas rak terbuka dengan elemen building block yang secara sederhana ditambahkan bersama berkas yang berkembang. Folder mempunyai tab akhir dengan tanda tiga label. Label tersedia dalam 13 warna dengan huruf warna putih di atas latar belakang berwarna, untuk setengah bagian pertama dari alfabetis dan huruf berwarna pada latar belakang putih untuk menandai huruf alpabet. Label pertama menampung nama yang diketik berwarna dan huruf alpabet pada unit pertama nama. Label kedua dan ketiga diberi kode

warna untuk menghubungkan dengan huruf II dan II pada unit pertama dari nama yang disimpan. Semua label mudah dibaca dan setiap sisi folder bagian alfabetis mudah dilihat dalam label yang disisipkan dan ditempel pada bagian atas guide biru yang tebal. Sub bagian dari alfabetis ditentukan oleh perusahaan yang membutuhkan Guide keluar yang kalau dalam 7 warna sesuai dengan warna tempat berkas yang dipindahkan. Keuntungan terbesar dari sistem ini adalah bahwa folder dapat ditambahkan dengan sangat mudah sebanyak yang dibutuhkan. Peralatan dari bagian-bagian sistem ini mudah didapat di toko-toko terdekat, sebab label yang ditempatkan disitu terbuat dari tab yang biasa tetapi dilindungi dengan laminating, digosok, dan dilumasi. Proteksi ini membuat folder menjadi kuat meskipun sering dipegang oleh petugas ketika petugas itu memindahkan dan menyisipkan arsip. Kerugiannya, pada saat digunakan, warna yang berurutan dapat saja diambil secara bersamaan, dan warna yang membingungkan akan menyebabkan kesalahan penyimpanan. Ini mungkin terasa berat bagi orang yang tidak bisa membedakan tiga belas warna. Warna itu adalah A merah, B biru tua, C hijau tua, D biru muda, E purple, F oranye, G abuabu, H coklat tua, I pink, J kuning, K coklat muda, L lavender, dan M hijau muda. Urutan ini diulang lagi dari N – Z.

KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN PENYIMPANAN SECARA ALFABETIS

Penimpanan arsip secara alfabetis mempunyai keuntungan dan kerugian.

1. Keuntungan

a. Penimpanan arsip secara alfabetis dapat langsung menempatkan berkas pada tempat penyimpanannya, karena semua berkas ditata berdasarkan nama. Orang lebih mudah menemukan berkas berdasarkan nama;

b. Petunjuk penataan berkas sangat sederhana dan mudah dipahami;

c. Rujuk silang sangat mudah diterapkan jika mengikuti prosedur atau petunjuk yang ada;

d. Kesalahan berkas mudah dicek dengan abjad yang sama atau serangkai;

e. Peralatan atau perlengkapan yang diperlukan sangat sederhana;

f. Biaya pelaksanaannya lebih murah;

g. Dengan penggunaan warna dalam pengodean, kesalahan penempatan berkas akan mudah diketahui;

h. Penyimpanan ini hanya memerlukan satu kali penyortiran, yaitu sesuai dengan kesamaan abjad;

i. Surat yang berkaitan dengan pemberkas an menjadi satu dan jarang terpisah, jika penyimpanannya didasarkan atas nama.

2. Kerugian

a. Ada kemungkinan terjadi kesalahan penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secara konsisten;

b. Kesalahan penyimpanan merupakan hal yang tidak aneh jika tidak ada aturan yang dianut atau semua orang membuat aturan sendiri-sendiri;

c. Nama yang sama mungkin membingungkan, khususnya jika ejaannya sama;

d. Mudah mengubah beberapa alfabet dalam surat sehingga serangkaian pemberkasan menjadi tidak sesuai dengan aturan;

e. Penambahan berkas akan menyebabkan masalah, khususnya jika penambahan tersebut memakan tempat dalam satu bagian berkas sehingga tempat untuk menyelipkan guide dan foldernya tidak ada lagi;

f. Pemindahan atau penghapusan berkas yang sudah lama amat sulit atau jarang dilakukan sehingga arsip yang tidak berguna tetap masih tersimpan bersama-sama dengan berkas yang lain;

g. Rujuk silang yang berlebihan akan membuat file penyimpanan cepat penuh/sesak;

h. Berkas atau arsip yang didasarkan pada nama sangat mudah dilihat dan diketahui oleh orang yang bermaksud tidak baik sehingga dari segi keamanan kurang baik; Pemberian label pada volder memakan tenaga yang banyak.

PENEMUAN KEMBALI ARSIP YANG DISIMPAN

1. Alat

Agar latihan kegiatan dengan menggunakan job sheet (lembar kerja) ini berjalan dengan baik, diperlukan alat seperti berikut.

a. odner (pengganti filing cabinet);

b. format out sheet (lembar isian peminjaman 1 lembar arsip);

c. format out guide (lembar isian peminjaman 1 folder arsip);

d. alat tulis -menulis (pensil, pena, penggaris penghapus/tip-ex);

e. guide;

f. folder/map;

g. stop map, atau

h. stempel waktu.

2. Bahan

Bahan yang diperlukan dalam kegiatan ini adalah sebagai berikut.

a. contoh surat (sebagai arsip yang disimpan).

b. format bon peminjaman.

3. Langkah Kerja

a. Teliti arsip yang diminta atau yang akan dicari dan temukan kodenya.

b. Isi bon peminjaman.

c. Bergeraklah menuju tempat penyimpanan.

d. Cari arsip ke laci filing cabinet (lemari berkas) sesuai dengan kode arsip.

e. Ambil arsip yang diminta.

f. Tempatkan out guide atau out sheet di tempat arsip yang diambil.

g. Serahkan arsip kepada orang yang memerlukannya.

PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP

1. Persiapan

Kegiatan yang penting sebelum melakukan penyimpanan arsip yang menggunakan filing sistem abjad adalah persiapan peralatan yang akan digunakan dalam penyimpanan arsip Peralatan yang perlu disiapkan antara lain adalah sebagai berikut.

a. filing cabinet (lemari berkas)

b. guide (pemandu)

c. folder

d. label

e. rak penyortir

f. kartu indeks

g. Laci Kartu Indeks

2. Cara Menyusun Perlengkapan

Penyusunan perlengkapan dapat dilakukan sebagai berikut.

A. Laci pertama pada lemari berkas diberi guide mulai dari A sampai dengan abjad yang diperlukan;

B. Di belakang guide terdapat folder yang jumlahnya tergantung per abjad yang diperlukan, misalnya Aa, Ab, Ac, Ad. Apabila frekuensi arsip masih sangat sedikit, satu laci bisa dipergunakan untuk beberapa guide, misalnya laci pertama berisi guide A – C, laci kedua berisi

guide D – F dan seterusnya. Untuk lebih jelasnya Anda dapat melihat gambar berikut ini. Laci filing cabinet dalam filing sistem abjad

3. Langkah-langkah Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan alfabetis harus dilakukan dengan pengetahuan dan pemahaman, karena setiap kesalahan akan memakan banyak biaya. Dalam sistem penyimpanan ini arsip bisa disimpan di pusat arsip (sentralisasi), di unit kerja masing-masing (desentralisasi) atau campuran. Hal tersebut tidak menjadi masalah, tetapi prosedur pelaksanaanya harus tetap sama.

 Berikut ini dikemukakan proses penyimpanan tersebut.

a. Penampungan

Arsip hasil penciptaan sendiri, dan hasil penerimaan dari unit sendiri, dan hasil penerimaan dari luar unit dikumpulkan diproses untuk disimpan. Proses ini disebut penompangan.

b. Penelitian

Arsip yang telah terkumpul itu diteliti sehingga ditemukan tanda bahwa arsip siap disimpan. Arsip tidak akan disimpan sebelum isinya dicatat oleh petugas yang berwenang. Petugas arsip harus memastikan bahwa arsip tersebut (1) ditangani dengan hati-hati, dan (2) dicatat sesuai

dengan tanggal yang tepat. Penyimpanan arsip sebelum dicatat akan menyebabkan kesalahan

yang tidak dapat diperbaiki dan mer ugikan kegiatan perusahaan. Apalagi bila arsip tersebut sampai tidak ditindak lanjuti oleh pejabat yang berwenang. Maka prosedur pertama yang harus dilakukan adalah “pastikan arsip yang akan disimpan tersebut telah memenuhi aturan penyimpanan yang telah disetujui oleh penanggungjawabnya”.

c. Pengindeksan

Arsip yang siap disimpan dapat diindeks sesuai dengan asal arsip. Sebelum disimpan, terlebih dahulu arsip itu dibaca untuk menentukan tempat penyimpanannya. Proses ini disebut pengindeksan atau pengklasifikasian. Penentuan indeks berarti pemberian nama sebagai dasar penyimpanan. Agar pemberian indeks dilakukan dengan tepat, beberapa aturan di bawah ini perlu diperhatikan.

1.       Nama yang digunakan adalah nama yang paling sering digunakan dalam pencarian arsip.

2.      Dalam arsip korespondensi, nama kepala surat sering digunakan untuk permintaan arsip.

3.       Apabila kepala surat tidak memuat alamat penulis atau hubungan bisnis si penulis, kepala surat itu tidak digunakan sebagai kode penyimpanan

4.       Jika surat tidak mempunyai kepala surat, kode penyimpanan surat dapat menggunakan nama penanda tangan.

5.      Jika nama perusahaan sama pentingnya dengan nama penanda tangan, nama perusahaan dipakai sebagai kode penyimpanan.

6.      Untuk surat keluar, nama yang penting adalah nama pada alama dalam.

7.      Jika nama individu dan nama perusahaan tercantum pada alamat dalam, pilihlah nama perusahaan yang dijadikan kode penyimpanan.

8.      Pada surat tembusan nama penulis digunakan sebagai dasar penyimpanan.

9.       Jika pokok masalah digunakan dalam penyimpanan sistem alfabetis, nama orang/organisasi harus tampak pada arsip tersebut. Petugas harus menulis subjek tersebut pada sudut kanan atas.

11.  Jika nama atau masalah yang ada di dalam arsip tersebut dianggap paling penting, nama atau masalah tersebut dapat digunakan sebagai kode dalam penyimpanan.

12.  Jika ada masalah yang membingungkan Anda dalam menentukan nama yang terpenting, penentuan kode itu harus diklarifikasikan kepada pembuat surat tersebut.

13.  Jika ada dua nama yang sama pentingnya, pilihlah salah satu dari nama itu, sedangkan nama yang lain dipakai sebagai rujuk silang.

d. Pengkodean

Hasil pengindeksan arsip dapat menjadi kode yang berfungsi sebagai dasar penyimpanan arsip tersebut. Pengodean dapat diartikan sebagai pemberian tanda pada arsip yang mengindikasikan penyimpanannya dalam file. Agar Anda dapat memberi kode yang tepat, seperangkat aturan dalam penyimpanan alfabetis harus diikuti. Jika arsip sudah siap disimpan, arsip akan diberi tanda atau kode tempat penyimpanan. Jika hal tersebut telah dilakukan, petugas sudah dapat membaca sekilas atau mengindeks isi surat untuk konfirmasi pemberian kode tersebut. Apabila ada kata yang penting, pembuatan rujuk silang dilakukan saat itu juga. Pemberian kode yang tepat akan menghemat waktu pada saat Anda akan menyimpan kembali arsip. Pada saat pemberian kode Anda harus berhati-hati dan sehingga hal itu dapat membantu mencapai keberhasilan dalam efisiensi sistem penyimpanan secara alfabetis.

4. Prosedur penemuan kembali arsip yang disimpan

Penemuan kembali arsip filing sistem abjad dapat dilakukan langsung ke tempat penyimpanan. Langkah-langkah penemuannya kembali dapat dikemukakan sebagai berikut.

• Telitilah arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenya;
• Isilah bon peminjaman;
• Bergeraklah atau berjalanlah menuju tempat penyimpanan;
•  Cari lah arsip ke laci filing cabinet (lemari berkas) sesuai dengan kode arsip;
•  Ambillah arsip yang diminta;
• Tempatkanlah out guide atau out sheet di tempat arsip yang diambil;
•  Serahkan arsip kepada yang memerlukan.