CARA PENANGANAN PEMELIHARAAN DOKUMEN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

CARA PENANGANAN PEMELIHARAAN DOKUMEN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

1.      PENGELOLAAN DOKUMEN KEPEGAWAIAN

a.       Fungsi ketersediaan dokumen kepegawaian

1.      Bukti fisik yang disusun secara kronologis sejak seorang menjadi pegawai sampai dengan masa berakhir tugas.

2.      Instrumen yuridis jika terjadi sengketa pegawai. Instrumen yuridis dimaksudkan sebagai bukti hukum baik bagi si pegawai maupun instansi/perusahaannya.

3.      Bukti akuntabilitas kinerja suatu instansi

b.      Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh pegawai yang mengelola dokumen kepegawaian

1.      Menjaga kerapihan penyimpanan.

2.      Menjaga kebersihan tempat penyimpanan.

3.      Menjadi petugas yang terampil dan terdidik.

4.      Menciptakan sistem arsip yang mudah dalam penyimpanan dan mudah menemukan kembali.

5.      Menjaga keamanan arsip, melaksanakan fumigasi, dan lainnya sebagaiman ketentuan pengamanan dokumen arsip umum/lainnya.

2.      PENANGANAN DOKUMEN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

a.      Prosedur penanganan dokumen Adm. Kepegawaian

1.      Menghimpun

Kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan untuk keperluan tertentu yang tadinya masih belum diklasifikasikan penghimpunannya.

2.      Mencatat

Kegiatan membubuhkan berbagai keterangan tertulis pada dokumen dianggap penting agar tulisan dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.

3.      Mengolah

Macam-macam pekerjaan dengan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan maksud yang lebih bermanfaat.

4.      Menggandakan

Kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara tertentu sebanyak jumlah tertentu yang diinginkan

5.      Mengirim

Kegiatan menyampaikan dokumen ke pihak lain dengan menggunkan alat dan perantara. 

6.      Menyimpan

Kegiatan menyimpan data dan dokumen tertentu di tempat tertentu dengan tujuan agar dokumen dapat terjaga semaksimal mungkin, dan juga dapat digunakan suatu saat jika diperlukan.

b.      Manfaat penanganan dokumen Adm. Kepegawaian

·         Memberikan kemudahan dalam pencarian dokumen

·         Efisiensi, efektivitas tempat, waktu, tenaga dan biaya

c.       Hal-hal yang mendukung penanganan dokumen Adm. Kepegawaian

·         Prosedur kegiatan / SOP (Standart Operasional Prosedur)

·         Dokumen kepegawaian PNS yang lengkap dan akurat

·         Pengelolaan Tata Naskah / SDM yang mengelola naskah / arsip kepegawaian

·         Sarana dan prasarana yang digunakan dalam mengelola arsip kepegawaian

d.      Tujuan pedoman pengelolaan tata naskah kepegawaian

·   Dapat menjadi pedoman bagi instansi pusat dan daerah guna mewujudkan sistem informasi kepegawaian yang terintegrasi secara nasional.

·        Dapat digunakan sebagai Pelayanan informasi kepegawaian yang efisien dan efektif.

e.       Fungsi ketersediaan dokumen tata naskah kepegawaian

1.      Bukti fisik yang disusun secara kronologis sejak seorang menjadi pegawai sampai dengan purna tugas

2.      Instrumen yuridis jika terjadi sengketa pegawai. Instrumen yuridis dimaksudkan sebagai bukti hukum baik bagi si pegawai maupun instansi/perusahaannya.

3.      Bukti akuntabilitas kinerja suatu instansi

3.      PEMELIHARAAN DOKUMEN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

a.      Data fisik

Penyimpanan data berupa fisik maksudnya adalah penyimpanan dokumen/file berupa kertas, surat, gambar, patung, dll. Penyimpanan dokumen fisik ini biasanya disebut arsip yaitu menyimpan secara langsung dokumen di tempat yang telah ditentukan dan diberi label tertentu.

b.      Data digital

Penyimpanan data berupa data digital merupakan penyimpanan dokumen/file berupa data komputer atau hasil scanning dari file data fisik.

4.      SOP (Standart Operasional Prosedur) DALAM MENGELOLA DOKUMEN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

a.      Jenis dokumen yang disimpan

1.      Kartu pendaftaran ulang Pegawai Negeri Sipil (KARDAF) tahun 1974

2.      Dokumen Kepegawaian Perorangan (DKP)

3.      Nota Persetujuan / Penetapan NIP Kepala BKN

4.  SK Pengangkatan CPNS sebagai Realisasi dari Nota Persetujuan Ka. BKN yang diterbitkan oleh instansi. Surat Keputusan Pengangkatan CPNS menjadi PNS.

b.      Prosedur pencatatan dokumen

Kegiatan pencatatan dokumen kepegawaian PNS yang disimpan dalam bentuk dokumen fisik meliputi verifikasi dan validasi

c.       Prosedur penyimpanan dokumen

1.      Memberikan label pada lemari dan sampul urutan NIP

2.      Menyusun tata naskah ke dalam lemari sesuai urutan NIP

3.      Menyimpan tata naskah ke dalam lemari sesuai urutan NIP

4.      Membuat laporan

d.      Prosedur pemeliharaan dokumen

1.    Melakukan inventarisasi dan rasionlaisasi isi tata naskah sesuai dengan jadwal retensi tata naskah dan membuat laporan.

2. Jika terjadi mutasi di lingkungan BKD Kab/Kota/Prov tata naskah pegawai ybs dipindahkan sesuai unit kerja yang baru

3.   Mengendalikan jumlah dan isi tata naskah secara berkala serta mengendalikan katalog peminjaman dan pengembalian tata naskah

4. Memperpanjang usia dokumen, mengatur suhu ruangan, memberikan penerangan cukup, dan membersihkan lemari tata naskah.

e.       Prosedur pelayanan informasi dokumen

1.      Unit kerja yang akan meminjam dokumen mengisi blanko peminjaman tata naskah

2.      Blanko peminjaman harus disetujui oleh pejabat eselon II.

3.      Jangka waktu peminjaman paling lama 5 (lima) hari kerja.

5.      JENIS-JENIS ARSIP KEPEGAWAIAN, KELENGKAPAN DOKUMEN TATA NASKAH KEPEGAWAIAN PERSEORANGAN, BUKU PENJAGAAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN PADA TIAP SKPD (UNIT KERJA)

a.      Jenis

1.      Formasi pegawai

2.      Penerimaan pegawai, meliputi : pengumuman, seleksi administrasi, pemanggilan peserta test, pelaksanaan ujian tertulis, keputusan hasil ujian, wawancara/litsus, penetapan tahap akhir.

3.      Pengangkatan pegawai, meliputi :

1)      usulan pengangkatan CPNS/PNS, yaitu berkas lamaran diterima, surat keterangan hasil penelitian/screening, berkas usulan CPNS/PNS

2)      SK kolektif,

3)      SK perseorangan

4.      Pembinaan karir pegawai :

1)      Diklat/kursus/magang/tugas belajar/ujian dinas/izin belajar pegawai, meliputi : surat perintah/surat tugas/SK/surat iziin, laporan kegiatan, STTPL diklat.

2)      Peninjauan masa kerja

3)      DP3

4)      Penetapan angka kredit

5)      Disiplin pegawai

5.      Penyelesaian pengelolaan keberatan pegawai

6.      Mutasi pegawai, meliputi :

1)      Alih tugas/ diperbantukan/ dipekerjakan, yaitu : usulan, nota persetujuan

2)      Mutasi keluarga (nikah, anak, cerai), yaitu :surat nikah/cerai, akte kelahiran anak.

3)      Kenaikan gaji berkala

4)      Kenaikan pangkat/golongan/jabatan

5)      Pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan Struktural/Fungsional.

7.      Administrasi pegawai

1)      Surat perintah/ surat tugas/ SK perjalanan dinas (DN dan LN)

2)      Dokumentasi identitas pegawai, meliputi : pembuatan karpeg, karis/karsu dan bukti diri/NIP, taspen, keanggotaan organisasi, profesi kedinasan, keanggotaan parpol/LSM ORMAS/KP4/LP2P

3)      Cuti diluar tanggungan Negara; dan cuti lainnya.

8.      Kesejahteraan pegawai

9.      Proses pemberhentian pegawai/pensiun

10.  Keputusan pemberhentian pegawai/pensiun

11.  Perselisihan/ sengketa kepegawaian

12.  Pemberian tanda jasa/ penghargaan

13.  Data kepegawaian

14.  Dokumentasi kepegawaian

15.  Berkas perseorangan pegawai negeri sipil

b.      Kelengkapan

1.      Lamaran

2.      Nota Persetujuan Kepala BKN (Persetujuan NIP)

3.      Pengangkatan CPNS

4.      Hasil Pengujian Kesehatan

5.      Pengangkatan PNS

6.      Daftar Riwayat Hidup

7.      Kartu Pegawai (KARPEG)    

8.      Kartu Istri/Suami (KARIS/KARSU)

9.      Kartu Peserta Taspen

10.  Kartu Pegawai Elektronik (KPE)

11.  Tanda Peserta Asuransi

12.  DP3 dari pertama sampai terakhir

13.  KGB dari pertama sampai dengan terakhir

14.  SK Pengangkatan/Pemberhentian ke/dari Jabatan Struktural/Fungsional

15.  SK KP mulai pertama sampai dengan terakhir

16.  SK Hukuman Disiplin dan Berita Acara Pemeriksaan

17.  Surat Keterangan Hasil Penelitian Khusus

18.  Surat Keputusan Peninjauan Masa Kerja

19. Perbantuan pada Instalasi lain, terdiri : SK Perbantuan Kepala Daerah Otonom/Instansi lain dan SK Penarikan Kembali dari perbantuan

20.  Surat Keputusan Dipekerjakan pada instansi

21.  Surat Keputusan Perpindahan Wilayah Kerja

22.  Surat Keputusan Perpindahan Antar Instansi

23.  SK tanda kehormatan/jasa/Penghargaan

24.Surat Keputusan suti di Luar Tanggungan Negara (CLTN) dan SK persetujuan/penugasan kembali Cuti di Luar Tanggungan Negara

25.  Salinan Ijazah Pendidikan Umum/ Kedinasan/kursus dalam dan luar negeri

26.  Surat tugas/ ijin belajar dalam / luar negeri

27.  Data/mutasi keluarga PNS

28.  Pemberhentian dari pengangkatan kembali dalam jabatan organik

29.  Laporan dan surat peningkatan pendidikan/kursus

30.  Inpassing bagi gaji maupun jabatan

31.  Penetapan angka kredit/fungsional

32.  Pas foto berwarna ukuran 4x6 cm 2 lembar

33.  Nomor Pokok Wajib Pajak PNS

34.  Surat Ijin Bepergian ke Luar Negeri

35.  SK Pernyataan Hilang dan SK kembalinya PNS yang dinyatakan hilang

36.  SK meninggal dunia/hilang

37.  SK pemberhentian sementara/ uang tunggu

38.  Surat Keputusan pemberhentian pension atau SK pemberhentian sebagai PNS.

c.       Buku penjagaan

1.      Daftar Kepemilikan Kartu Tunjangan Pensiun (TASPEN)

2.      Daftar Nama Pejabat Struktural

3.      Daftar Nama Pejabat Fungsional

4.      Daftar Cuti Pegawai Negeri Sipil

5.      Buku Penjagaan Kenaikan Pangkat (KP) Pegawai Negeri Sipil (PNS)

6.      Buku Penjagaan Kenaikan Gaji Berkala (KGB) Pegawai Negeri Sipil (PNS)

7.      Daftar Kepemilikan Kartu Istri/Suami (KARIS/KARSI)

8.      Daftar Kepemilikan Kartu Pegawai Negeri Sipil (PNS)

9.      Daftar Kepemilikan Kartu Asuransi Kesehatan (ASKES)

10.  Daftar Urut Kepangkatan (DUK) Pegawai Negeri Sipil (PNS) Daerah

11.  Buku Catatan Pensiun dan Realisasinya

12.  Buku Catatan Pelanggaran Disiplin Pegawai Negeri Sipil (PNS)

13.  Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Diklat

14.  Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas Belajar

15.  Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas-Tugas Lainnya

16.  Buku Induk Pegawai Negeri Sipil