FORMASI PEGAWAI DAN PENGADAAN PEGAWAI

FORMASI PEGAWAI DAN PENGADAAN PEGAWAI

1.    PENGERTIAN FORMASI

Formasi adalah ketersediaan lowongan pekerjaan. Mengapa terjadi atau ada lowongan pekerjaan ? karena volume pekerjaan tidak seimbang atau sebanding dengan jumlah pegawai. Formasi itu didahului dengan adanya perencanaan atau penyusunan perencanaan. Perencanaan disusun bedasarkan kebutuhan, formasi dususun bedasarkan kebutuhan.

Kebutuhan itu didasarkan dari jenis dan volume pekerjaan, bisa saja satu jenisnya tapi volumenya banyak. Jadi formasi itu bedasarkan jenis dan volume pekerjaanya. Volume pekerjaan atau jenis pekerjaan itu diklasifikasikan tentang berat ringannya suatu pekerjaan, sehingga disusunlah jenis-jenis klasifikasi pendidikan, jadi harus ada inventarisasi pekerjaan.

Contohnya :

     Di IPDN memerlukan tenaga cleaning service yang banyaknya disesuaikan dengan luas ipdn itu sendiri, sehingga untuk menentukan formasi pekerjaan tersebut memerlukan data luas kampus dan data lain-lain. Dan kemudian baru dilihat tingkat pendidikan apa yang cocok dengan pkerjaan cleaning servicenya. Dalam sebuah kantor juga memerlukan seorang caraka (pengantar surat). Seorang pengntar surat hanya diperlukan bagi tingkat pendidikan yang tidak terlalu tinggi.

Intinya adalah sebuah jenis pekerjaan harus disesuaikan dengan tingkat pendididkan seseorang.

Namun kenyataan sekarang pemerintah cenderung memasang formasi yang begitu banyak, sehingga menpan perlu mengkaji kembali usulan dari pemerintah daerah tersebut. Karena struktur organisasi, dalam satu jabatan adalah untuk eselon 4 minimal 2.

Contoh : bagian tata usaha membawahi 2 kasubag.

Seletak diketemukan diajukan permintaan formasi pegawai  yang di tujukan kepada Kementrian Pemberdayaan Aparatur, kemudian Kemenpan menganalisis (biasanya tidak disertai dengan jenis pekerjaan dan tingkat pendidikan maka Kemenpan memotong kuota pegawai). Setelah itu Kemenpan kordinasi kepada kementrian Keuangan untuk mencari tahu kesanggupan anggran untuk membiayai belanja pegawainya.

Penambahan zero, adalah penambahan pegawai sesuai dengan banyaknya jumlah pensiunan. Artinya tidak ada penambahan jumlah pegawai hanya ada penerimaan pegai baru. Undang-undang kepegawaian no 8 kemudian diganti dengan undang-undang 43 tahun 2009. Kemudian Kemenpan dan Kemenkeu menyepakati ada 2 (dua) formasi kepegawaian yang tidak terkena moratorium yakni tenaga pengajar (guru, dosen) dan tenaga kesehatan.

Jikalau sudah disepakati oleh Kemenkeu dan Kemenpan, maka proses selanjutnya adalah pelaksanaan pengumuman penerimaan pegawai (pendaftaran). Hal tersebut wajib dilakukan oleh setiap instansi yang ingin menerima pegawai, jangan sampai ditutup-tutupi karena ada peraturan yang mengatur hal tersebut. Maka selanjutnya orang yang melamar itu bedasarkan formasinya. Karena biasanya ada ijasah yang terbuka di beberapa formasi kepegawaian.

2.    PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN FORMASI PEGAWAI

a.       Setiap jenjang jabatan jumlah pegawainya sesuai dengan beban kerjanya

b.      Setiap perpindahan dalam posisi jabatan yang baik karena adanya mutasi atau promosi dapat dilakukan apabila tersedia posisi jabatan yang lowong

c.       Selain beban kerja organisasi tidak berubah komposisi jumlah pegawai juga tidak berubah

3.    SISTEM PENYUSUNAN FORMASI

Sistem penyusunan formasi dapat digunakan dengan dua sistem. Yaitu sistem sama dan sistem ruang lingkup. Sistem sama merupakan sistem yang menentukan jumlah dan kualias pegawai yang sama bagi semua satuan organisasi tanpa membedakan besar kecilnya beban kerja. Sedangkan sistem ruang lingkup merupakan suatu sistem yan menentukan jumlah dan kualitas pegawai berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang dibebankan kepada suatu organisasi.

4.    FAKTOR-FAKTOR PENYUSUNAN FORMASI PEGAWAI

Jenis Pekerjaan
         Jenis pekerjaan adalah macam-macam pekerjaan yang harus di lakukan oleh suatu satuan organisasi dalam melaksanakan tugas pokonya .

Sifat Pekerjaan

Sifat pekerjaan yang mempengaruhi penetapaan formasi adalah lamanya waktu yang di gunakan untuk melaksanakan pekerjaan itu.

Perkiraan Beban Kerja dan Kemampuan Pegawai Negeri Sipil

 Beban kerja adalah frekuensi rata-rata masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.

Prinsip Pelaksanaan Tugas

Prinsip pelaksaan pekerjaan sangat berpengaruh dalam menentukan formasi.

Jenjang dan Jumlah Pangkat dan Jabatan yang Tersedia

Jenjang dan jumlah pangkat dan jabatan yang tersedia dalam masing-masing satuan organisasi harus selalu di perhatikan dalam menetukan formasi

Peralatan yang Tersedia

Peralatan yang tersedia atau di perkirakan akan tersedia dalam melaksakan tugas pokok mempengaruhi penentuan jumlah pegawai yang di perlukan

Kemampuan Keuangan Negara

Dalam menetapkan formasi fakor kemampuan keuangan Negara adalah faktor penting yang harus selalu di perhatikan.

5.    ANALISIS KEBUTUHAN PEGAWAI

Pengertian Analisis Kebutuhan Pegawai

Analisis Kebutuhan Pegawai adalah suatu proses perhitungan secara logis dan teratur dari segala dasar-dasar atau faktor-faktor yang ditentukan untuk dapat menentukan jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan oleh suatu satuan organisasi negara. Analisis kebutuhan pegawai dilakukan berdasarkan :

1. Jenis Pekerjaan

Jenis pekerjaan adalah macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu satuan organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya, misalnya pekerjaan pengetikan, pemeriksaan perkara, penelitian, perawatan orang sakit, dan lain-lain.

2. Sifat Pekerjaan

Sifat pekerjaan adalah pekerjaan yang berpengaruh dalam penetapan formasi, yaitu sifat pekerjaan yang ditinjau dari sudut waktu untuk melaksanakan pekerjaan itu. Ada pekerjaan-pekerjaan yang cukup dilaksanakan selama jam kerja saja, misalnya pekerjaan tata usaha. Tetapi ada pula pekerjaan yang harus dilakkan selama 24 jam penuh, misalnya pemadam kebakaran, tenaga medis dan para medis di rumah sakit pemerintah.

3. Perkiraan Beban Kerja

Perkiraan beban kerja adalah frekuensi rata-rata dari masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.

4. Perkiraan Kapasitas Pegawai

Adalah kemampuan rata-rata seorang pegawai untuk menyelesaikan suatu jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Perkiraan beban dan prakiraan kapasitas kerja diperlukan untuk masing-masing jenis pekerjaan

5. Jenjang dan Jumlah Jabatan serta Pangkat

Penentuan jenjang, jumlah jabatan dan pangkat dalam suatu organisasi harus ditinjau dari sudut keseluruhan organisasi dan tidak ditinjau per unit organisasi.

6. Analisis Jabatan

Analisis jabatan adalah suatu kegiatan mengumpulkan, menilai dan mengorganisasikan informasi tentang jabatan.

7. Prinsip Pelaksanaan Pekerjaan

Prinsip pelaksanaan pekerjaan sangat besar pengaruhnya dalam menentukan formasi. Misalnya, apabila pekerjaan membersihkan ruangan atau merawat pekarangan harus dikerjakan sendiri oleh satuan organisasi yang bersangkutan, maka harus diangkat pegawai untuk pekerjaan-pekerjaan itu, akan tetapi  kalau pekerjaan membersihkan ruangan dan merawat pekarangan diborongkan kepada pihak ketiga, maka tidak perlu mengangkat pegawai untuk pekerjaan itu.

8. Peralatan yang tersedia

Peralatan yang tersedia atau yang diperkirakan akan tersedia dalam menyelesaikan pekerjaan sesuai tugas pokok akan mempengaruhi jumlah dan mutu pegawai yang diperukan. Pada umumnya makin tinggi mutu peralatan kerja yang ada dan tersedia dalam jumlah yang memadai akan mengurangi jumlah pegawai yang diperlukan.

9. Kemampuan Keuangan Negara/Daerah

Faktor kemampuan keuangan negara adalah faktor penting yang selalu harus diperhatikan dalam penentuan formasi pegawai. Walaupun penyusunan formasi telah sejauh mungkin ditetapkan berdasarkan analisis kebutuhan pegawai seperti diuraikan terdahulu, akan tetapi apabila kemampuan keuangan negara masih terbatas, maka penyusunan formasi tetap harus didasarkan kemampuan keuangan negara yang tersedia. Meskipun’ formasi telah disusun secara rasional berdasarkan hasil analisis jabatan dan analisis kebutuhan, realisasinya tetap disesuaikan dengan kemampuan anggaran yang tersedia.

6.    PENGERTIAN PENGADAAN PEGAWAI

Menurut Handoko (2000) pengadaan pegawai adalah proses pencarian dan pemikatan para calon pegawai (pelamar). Pengadaan pegawai dimaksudkan untuk memperoleh jumlah dan jenis tenaga kerja yang tepat untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja guna mencapai tujuan organisasi (Samsudin, 2006).

Kebutuhan tenaga kerja yang telah ditentukan perlu direkrut sesegera mungkin. Oleh karena itu pengadaan tenaga kerja ini meliputi :

1)      Penarikan tenaga kerja,

2)      Seleksi tenaga kerja, dan

3)      Penempatan tenaga kerja.

Berdasarkakn uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa pengadaan pegawai adalah upaya untuk memperoleh jumlah dan tenaga kerja yang tepat untuk memenuhi kebutuhan organisasi dalam rangka mencapai tujuan bisnis

7.    DASAR HUKUM PENGADAAN PEGAWAI

Dasar hukum tentang Pengadaan Pegawai Negeril Sipil adalah Peraturan Pemerintah Nomor 98 tahun 2000 dan sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 11 tahun 2002.

8.    PERENCANAAN PENGADAAN PEGAWAI

Perencanaan Pegawai negeri sipil adalah peramalan kebutuhan pegawai pada masa yang akan datang dari berbagai jenis pekerjaan. Peramalan pengadaan pegawai negeri sipil pada saat ini dan asa yang akan datang dengan berbagai jenis pekerjaan atas dasar tuntutan organisasi. Peramalan pengadaan pegawai negeri sipil baik untuk keperluan saat sekarang atau yang akan datang berarti menentukan jumlah pegawai yang diperlukan dengan berbagai kualifikasi atau latar belakang pendidikan yang dibutuhkan. Peramalan kebutuhan pegawai negeri sipil secara umum mendasarkan pada permintaan dan unit – unit yang ada dalam organisasi, mendasarkan pada analisis beban kerja organisasi dan ketersediaan anggaran.

Peramalan pengadaan kebutuhan pegawai negeri sipil untuk memenuhi kebutuhan jangka pendek dapat dilakukan dengan memakai pendekatan teknik peramalan jangka pendek dengan berdasarkan pada ketersediaan anggaran dari beban kerja yang ada. Sedangkan teknik peramalan jangka panjang dapat dilakukan dengan memakai beberapa teknik, misalnya mendengar dari beberapa ahli; mendasarkan pada permintaan dari unit; dan menggunakan berbagai analisis yang ada, misalnya analisis trend.

9.    SUMBER-SUMBER TENAGA KERJA

Sumber perolehan tenaga kerja bagi perusahaan
Pada umumnya , sumber tenaga kerja diperoleh dari dua sumber yaitu sebagai berikut:

      Sumber Intern

Sumber intern adalah karyawan yang akan mengisi lowongan kerja yang lowong diambil dari dalam perusahaan tersebut, yakni dengan cara memutasikan atau pemindahan karyawan yang memenuhi spesifikasi pekerjaan jabatan itu.

     Pemindahan karyawan itu baik yang bersifat vertikal ( promosi atau demosi ) maupun bersifat horizontal. Jika masih ada karyawan yang memenuhi spesifikasi jabatan, sebaiknya pengisian jabatan tersebut diambil dari dalam perusahaan, khususnya untuk jabatan manajerial. Hal ini sangat penting untuk memberikan kesempatan promosi bagi karyawan yang ada.

Ada tiga sumber penawaran intern, yaitu :

Ø  Penataran (Upgrading) yaitu dengan mendidik dan memberi latihan.

Ø  Pemindahan (transferring) yaitu posisi yang kurang disenangi ke posisi lain yang lebih memuaskan kebutuhan.

Ø  Pengangkatan (promoting) yaitu pengangkatan ke jabatan yang lebih tinggi lagi.

Kebaikan penarikan karyawan dari sumber intern perusahaan adalah :

Ø  Loyalitas dari karyawan yang mengisi lowongan tersebut dapat lebih ditingkatkan.

Ø  Kebijaksanaan ini dapat menimbulkan persaingan yang sehat diantara karyawan karena ada harapan untuk maju dan berkembang.

Ø  Efisiensi dari perusahaan dapat diharapkan menjadi lebih tinggi.

Ø  Waktu penarikan relatif singkat.

Kelemahan-kelemahan sumber intern adalah :

Ø  Tidak ada ide-ide baru yang masuk dalam perusahaan dikarenakan tidak ada personalia baru dalam perusahaan itu.

Ø  Kemungkinan yang terjadi adalah promosi yang diadakan oleh pihak manajemen tersebut dilaksanakan secara terpaksa sebab karyawan yang ditugaskan untuk mengisi lowongan tersebut sebenarnya belum siap baik secara mental maupun kemampuannya. 

      Sumber Ekstren

Sumber ekstern adalah karyawan yang akan mengisi jabatan yang lowong dilakukan penarikan dari sumber-sumber tenaga kerja di luar perusahaan yaitu :

a.       Menggunakan jasa karyawan lama.

Suatu perusahaan kadang-kadang memerlukan karyawan dari luar lingkungan perusahaan, maka suatu cara yang praktis dan ekonomis untuk menariknya adalah dengan jalan menggunakan jasa dari karyawan lama.

b.      Melalui lembaga-lembaga pendidikan.

Kadang-kadang suatu perusahaan membutuhkan karyawan baru yang membutuhkan syarat-syarat pendidikan tertentu misalnya sarjana muda atau sarjana dari fakultas tertentu. Untuk mendapatkan karyawan dengan syarat-syarat pendidikan tertentu tersebut ada perusahaan yang langsung menghubungi lembaga-lembaga pendidikan tersebut.

c.       Lamaran yang masuk secara kebetulan.

Kadang-kadang terjadi, bahwa suatu perusahaan tidak atau belum mengumumkan suatu lowongan jabatan. Tetapi ada saja kemungkinan seseorang melamar atau mencari pekerjaan, baik datang sendiri maupun lewat surat . Kalau ternyata pelamar ini sesuai dengan keinginan perusahaan, maka bisa terjadi akhirnya pelamar tersebut setelah lolos seleksi diterima bekerja.

d.      Iklan atau advertensi.

e.       Kantor penempatan tenaga kerja

Yang lazim di Indonesia adalah kantor penempatan tenaga kerja dari pemerintah, yaitu kantor tenaga kerja. Meskipun mungkin juga kantor penempatan tenaga kerja ini dilakukan oleh pihak swasta. Hanya sayang bahwa kantor ini nampaknya kurang berfungsi sehingga para pencari kerja kadang-kadang enggan menghubungi kantor tersebut, demikian juga jarang perusahaan-perusahaan menggunakan jasa kantor ini.

f.       Nepotisme.
Pemberian jabatan kepada sanak saudara atau famili sering dijumpai pada perusahaan perseorangan atau perusahaan keluarga. Karena ada ikatan keluarga biasanya lebih bisa dipercaya, meskipun belum berarti mesti cakap dalam pekerjaan.

g.      Leasing.
Untuk menyesuaikan dengan fluktuasi kebutuhan jangka pendek, maka perusahaan biasa menarik tenaga kerja honorer yang dibayar secara harian / perjam.

v  Kebaikan menarik karyawan dari sumber ekstern perusahaan adalah :

1.      Kemungkinan mendapatkan calon tenaga kerja yang cukup berbobot.

2.      Kemungkinan membawa sistim kerja baru yang lebih baik

 

v  Kelemahan-kelemahan sumber ekstern adalah :

1.      Biaya penarikan besar, karena iklan dan seleksi.

2.      Orientasi dan induksi harus dilakukan.

3.      Labour turn over cenderung meningkat.

4.      Perilaku dan loyalitasnya belum diketahui,.

5.      Waktu penarikan relatif lama.

10. SELEKSI PERSONAL KANTOR

      Pengertian kantor dapat dibedakan menjadi 2, yaitu kantor dalam arti dinamis dan kantor dalam arti statis.

      Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian/ pendistribusian data/informasi.

      Seleksi adalah tahapan kegiatan suatu perusahaan dalam rangka memiliki karyawan yang qualified (berkualitas) sehingga pembinaan, pengembangan dan pengaturan karyawan menjadi lebih baik.

      Proses seleksi sendiri terdiri dari : Penyaringan – tes – wawancara awal – evaluasi latar belakang dan referensi – wawancara mendalam – tes kesehatan/fisik- pengambilan keputusan.

Adapun beberapa langkah seleksi personal kantor, yaitu :

• Seleksi administrative, yaitu seleksi persyaratan administrative sesuai kebutuhan dilihat dari berkas lamaran yang dikirimkan
• Penarikan tenaga kerja. Perusahaan harus selalu memonitor bursa tenaga kerja untuk mengetahui penawaran dan permintaan tenaga kerja yang dibutuhkan.
• Klasifikasi jabatan, merupakan dasar seleksi untuk mendapatkan tenaga kerja yang sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan untuk memegang suatu jabatan tertentu
• Tes dan wawancara

11. PROSEDUR PENGADAAN PEGAWAI

Agar pelaksanaan pengadaan pegawai kantor berjalan dengan lancar, maka pelaksanaannya harus berdasarkan prosedur yang ada. Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:

          Menetapkan perancanaan kebijakan kepegawaian, sehingga menghasilkan penggolongan pekerjaan, analisa pekerjaan, gambaran pekerjaan dan rincian pekerjaan.

          Menetukan penarikan pegawai dari sumber-sumber tenaga kerja, baik intern maupun ekstern.

          Membuat pengumuman lowongan pekerjaan, analisis pekerjaan, gambaran pekerjaan dan perincian pekerjaan.

          Penerimaan surat lamaran pekerjaan dari calon tenaga kerja.

          Mengadakan seleksi atau penyaringan administrasi dari surat lamaran yang masuk.

          Menetukan diterima tidaknya lamaran kerja (dipilih yang memenuhi persyaratan)

          Menyiapkan segala perangkat seleksi (baik social, pedoman penilaian maupun standart kelulusan)

          Melakukan pemanggilan bagi calon yang memenuhi syarat untuk mengikuti tes atau ujian.

          Mengadakan seleksi pegawai, berupa tes tulisan, tertuis, intelegensi, psikotes, dan tes kesehatan jasmani.

          Memeriksa hasil tes dan sekaligus menentukan rangking serta jumlah calon yang lulus.

          Memanggil calon pegawai yang lulus untuk mengikuti masa percobaan.

          Mengangkat pegawai dengan Surat Keputusan dalam status masa percobaan.

          Melakukan penilaian selama calon mengikuti orientasi.

          Menetukan lulus tidaknya masa orientasi.

          Membuat Surat Keputusan pengangkatan pegawai berstatus pegawai tetap.

          Menempatkan pegawai pada jenjang jabatan tertentu dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab.

          Melakukan pembinaan dan pemeliharaan terhadap pegawai, agar pegawai berkembang dan betah bekerja di perusahaan.